S’incorporer : est-ce une bonne affaire pour vous

Plusieurs entreprises et travailleurs autonomes songent à l'incorporation pour pouvoir bénéficier des avantages fiscaux qui s'y rapportent. Bien qu'elle soit attrayante d'un point de vue fiscal, elle impose une plus grande charge de travail administratif qui peut refroidir plusieurs entrepreneurs.

Vos affaires sont en croissance et vous aimeriez savoir si le temps est venu de vous incorporer ? Apprenez-en un peu plus sur la société par actions, ses avantages et ses inconvénients, ainsi que les étapes cruciales de l'incorporation. Avant de prendre une telle décision, nous vous recommandons de consulter un avocat, afin de lui exposer l'évolution de votre situation d'affaires et d'obtenir des conseils concernant la forme juridique appropriée.

Qu'est-ce que la société par actions ?

Selon Éducaloi, la société par actions (aussi appelée compagnie) se différencie des autres formes d'entreprises du fait qu'elle est une « personne morale », soit une entité distincte des personnes qui la dirigent et qui en sont propriétaires. C'est donc dire qu'elle possède ses propres droits et obligations. Par exemple, elle peut signer des contrats, acheter des biens, poursuivre en justice ou se faire poursuivre, etc.

Mais, à qui appartient donc la société par actions ? En bref, à ceux qui détiennent ses actions, soit les actionnaires. Il peut s'agir d'une seule ou plusieurs personne(s). Le type d'actions de chaque actionnaire détermine ses droits dans la compagnie. En ce qui concerne les revenus de la société par actions, ils sont généralement distribués aux actionnaires selon leur part d'actions respective et les droits afférents aux actions détenues par ces derniers.

Finalement, le terme « incorporation » est communément utilisé en affaires pour faire référence au processus de constitution en personne morale. Bon à savoir : selon l'étendue de leur marché, les entreprises québécoises peuvent décider de s'incorporer au fédéral ou au provincial. Il s'agit d'un choix important au moment de la création d'une société, car différentes règles s'appliquent selon la loi d'incorporation choisie pour la mise en place de la compagnie.

Les avantages de la société par actions

Pourquoi décider de s'incorporer ? Voilà une question que se posent de nombreux propriétaires d'entreprises et travailleurs autonomes. La société par actions peut s'avérer avantageuse, plus précisément sur les plans fiscal et juridique. Voici plus de détails sur les avantages de l'incorporation d'une entreprise :

• L'imposition à taux moindre

De façon générale, tant au fédéral qu'au provincial, les taux d'imposition des sociétés sont moins élevés que ceux des particuliers avec de gros revenus. Ainsi, une société par actions paie moins d'impôt, ce qui lui laisse plus d'argent à distribuer à ses actionnaires sous forme de dividendes ou à préserver dans ses coffres. De plus, l'impôt à payer sur les dividendes est généralement moins élevé que celui à payer sur une entreprise individuelle.

• La limitation de la responsabilité des actionnaires

L'autre avantage principal de la société par actions repose sur le fait qu'elle est une personne morale. Ainsi, elle est en principe responsable de ses dettes et de toutes ses autres obligations. Toutefois, selon la situation, il peut y avoir quelques exceptions. De là l'importance de consulter un avocat, avant d'incorporer votre entreprise.

• Le partage des revenus

Sous certaines conditions, un actionnaire peut partager les revenus de la société avec les membres de sa famille, par le biais de versement de salaires et de bonis, le paiement de dividendes ou l'émission d'actions.

• L'accumulation des revenus

Les actionnaires peuvent décider de verser qu'une partie des gains et de conserver le reste dans les coffres de la société. En versant les dividendes plus tard, ils paient ainsi moins d'impôt d'un seul coup.

• L'accès facilité au financement

Puisque la société peut non seulement emprunter de l'argent, mais aussi émettre des actions, il est plus facile de financer ses activités. Toutefois, pour émettre des actions à certains types d'investisseurs, la société devra généralement remplir certaines obligations réglementaires. Il est donc important de s'informer auprès de l'Autorité des marchés financiers, avant d'émettre des actions. Finalement, en émettant des actions plutôt qu'en empruntant des fonds, la société n'a pas à rembourser de prêts ni à payer d'intérêts, mais peut tout de même avoir des obligations envers les investisseurs-actionnaires.

• La pérennité de l'entreprise

La société possède sa propre existence, indépendamment de celle de ses actionnaires. Ainsi, elle survit au décès de son fondateur et peut être vendue à de nouveaux propriétaires.

Les inconvénients de la société par actions

Au-delà de ces avantages, la société par actions comporte certains inconvénients, la plupart étant associés à la lourdeur des procédures administratives. Poursuivez votre lecture pour découvrir les principaux désavantages de l'incorporation d'une entreprise :

• Des frais de démarrage et de fonctionnement plus élevés

La constitution en personne morale d'une entreprise implique de nombreux coûts. En plus des frais liés à l'incorporation et à l'immatriculation, la société par actions est assujettie à des dépenses importantes associées à son fonctionnement général, sa comptabilité et sa fiscalité, son aspect légal, etc. Des coûts que les entreprises individuelles et les travailleurs autonomes n'ont pas nécessairement à payer dans le cadre de leurs activités.

• La complexité de la comptabilité et de la fiscalité

Puisqu'il s'agit d'une entité distincte, la compagnie a besoin de sa propre déclaration de revenus. La tenue des livres d'une société doit être très serrée. Pour ce faire, il faut une compréhension beaucoup plus approfondie de la comptabilité. C'est pourquoi de nombreuses sociétés doivent avoir recours au service d'un comptable de manière récurrente.

• Le travail administratif accru

 Le livre des procès-verbaux et plusieurs autres registres (registre des actionnaires, des administrateurs, des transferts d'actions et de valeurs mobilières) de la société par actions doivent être tenus à jour. De plus, si la compagnie est détenue par plusieurs actionnaires, les administrateurs doivent présenter des bilans et faire l'état des résultats, sur une base régulière.

• Une structure interne plus complexe

L'organisation et le déroulement des réunions du conseil d'administration et des assemblées des actionnaires peuvent s'avérer prenants.

• Le cautionnement

Même si la société par actions possède sa propre entité juridique, ses droits et ses obligations, les actionnaires pourraient être appelés à cautionner personnellement ses obligations dans le cas où, à titre d'exemples, le créancier de la société ne serait pas satisfait de la solvabilité de cette dernière ou désirerait avoir davantage de garanties que ses engagements seront bel et bien remplis. Dans cette situation, les actionnaires, qui se seront engagés personnellement, devront payer la dette de la société, advenant le cas où cette dernière faillirait à ses engagements envers son créancier. La responsabilité des actionnaires peut également être impliquée dans d'autres situations spécifiques. Il est recommandé de bien vous informer auprès d'un avocat afin de comprendre vos droits et vos obligations, en ce qui concerne votre compagnie.

• L'inaccessibilité aux crédits d'impôt des particuliers

Finalement, certains crédits d'impôt des particuliers, par exemple les déductions associées au matériel pour travailleur autonome, ne s'appliquent pas à la société par actions.

Les étapes du processus d'incorporation

La constitution d'une entreprise en personne morale est une démarche à prendre au sérieux. C'est pourquoi il est important d'être accompagné d'experts en droit des affaires, comptabilité et fiscalité, tout au long du processus. Avant de pouvoir célébrer l'existence d'une société par actions, il faut suivre plusieurs étapes. Voici comment incorporer une entreprise, étape par étape :

Étape 1 : entourez-vous des bonnes ressources 

Maintenant que vous savez que la charge administrative sera plus imposante, munissez-vous des ressources indispensables au succès de votre compagnie. Vous pourriez grandement bénéficier de l'aide de professionnels comme un comptable, un fiscaliste, des conseillers spécialistes en gestion d'entreprise, un avocat et un notaire.

Étape 2 : avisez vos créanciers et autres intervenants

Une fois bien entouré(e), il est temps d'aviser vos créanciers et tous les autres intervenants de votre intention d'incorporer votre entreprise. Dans certaines situations, vous devrez peut-être obtenir le consentement de votre créancier avant qu'un bien visé puisse devenir la propriété de la société par actions.

Étape 3 : choisissez l'endroit

La prochaine étape vise à déterminer la loi d'incorporation, soit la Loi sur les sociétés par actions pour le Québec ou la Loi canadienne sur les sociétés par actions pour le Canada. Différentes conditions s'appliquent selon la loi d'incorporation choisie, alors il est important de bien considérer ces dernières. De plus, pour enregistrer une compagnie au Québec, le siège social de cette dernière doit être situé dans la province.

Étape 4 : choisissez et enregistrez la dénomination sociale de la société

Vous pouvez tout simplement demander à l'organisme provincial ou fédéral choisi d'attribuer un numéro à votre compagnie. Si vous décidez de choisir un nom propre à votre entreprise québécoise, assurez-vous de respecter les règles sur le nom d'entreprise établies par la Loi sur la publicité légale des entreprises. Rappelez-vous qu'une société sous le régime québécois dont le nom ne comporte pas l'expression « société par actions » ou « compagnie » doit comporter la mention « s.a. », « ltée » ou « inc. », à la fin, indiquant qu'elle est une société à responsabilité limitée. Les sociétés par actions de régime canadien doivent également respecter des obligations semblables.

Étape 5 : produisez la documentation nécessaire

Pour cette étape, vous devriez vous faire accompagner par un avocat. Cette étape vise d'abord à établir la structure de votre compagnie. Pour ce faire, vous devrez déterminer les éléments suivants :

-          sa loi constitutive ;

-          ses statuts constitutifs ;

-          ses règlements généraux et

-          toutes autres conventions entre actionnaires.

Après avoir déterminé ces éléments importants, vous devrez remplir la documentation nécessaire à la mise en place de la société par actions. Il est fortement recommandé de faire appel au service d'un avocat pour la préparation de tous les documents essentiels.

Étape 6 : payez les frais et obtenez le certificat de constitution

Après avoir rempli tous les documents, vous devrez payer les frais d'administration associés à l'incorporation de votre entreprise. Ces derniers peuvent varier d'un endroit à l'autre, mais sont habituellement de quelques centaines de dollars. Ensuite, vous recevrez le certificat d'incorporation.

Étape 7 : dressez un bilan et transférez les actifs nécessaires à l'exploitation

En date de l'incorporation, dressez un bilan financier de l'entreprise et déterminez les biens à transférer à la société par actions et ceux qui feront maintenant partie de votre patrimoine personnel. Pour faciliter cette tâche, demandez l'aide de votre comptable.

Étape 8 : contractez votre nouvelle assurance entreprise

La dernière étape et non la moindre pour protéger votre nouvelle compagnie est de revoir votre assurance entreprise. Elle sera maintenant contractée par votre société par actions.